Skaitmenizacija – tiesiausias kelias link elektroninio archyvo

Europos Sąjungos eIDAS reglamente įtvirtinta nauja kvalifikuota tiekėjų paslauga – elektroninis archyvas, kurio praktinis taikymas ir standartai dar yra formuojami, tačiau matome aiškią kryptį: dokumentų valdymas, saugojimas ir archyvavimas neišvengiamai persikelia į elektroninę erdvę. Praktikoje vis dar matome, jog daugelis organizacijų tvarko popierinius archyvus arba įgyvendina „mišrius“ dokumentų saugojimo sprendimus, kurių teisinis statusas dažnai lieka ne iki galo aiškus. Kodėl svarbu veikti jau dabar?

• Popierinių archyvų išlaikymas tampa vis brangesnis ir neefektyvus;
• Saugant dokumentus fiziškai kyla didelė rizika juos prarasti dėl išorinių veiksnių;
• Elektroniniai dokumentai vis dažniau reikalaujami audituose, teisiniuose patikrinimuose ir ginčuose;
• ES reguliavimas veda link vieningų kvalifikuotų elektroninių sprendimų.

Naujasis eIDAS reguliavimas įtvirtina elektroninį archyvavimą kaip teisiškai reikšmingą procesą, kuriame svarbu ne tik tai, kur dokumentai saugomi, bet kaip užtikrinamas jų vientisumas, autentiškumas ir įrodomoji galia. Siekiant tam tinkamai pasirengti, svarbu ne tik nuskenuoti dokumentus ir perkelti juos saugoti į duomenų valdymo sistemas, tačiau ir užtikrinti, kad tokių dokumentų teisinė galia išliktų nepakitusi. Ką mes siūlome? Mes siūlome užtikrintą teisinį sprendimą kaip saugiai ir užtikrintai pereiti iš popierinių archyvų į elektroninę dokumentų valdymo ir archyvavimo aplinką, sunaikinant popierinius dokumentus. Projekto metu:

• įvertiname Jūsų dokumentų ir archyvų tvarkymo praktiką;
• padedame nustatyti, kurie dokumentai gali būti skaitmeninami, o kurie fiziniai dokumentai sunaikinami;
• parengiame reikalingą skaitmenizacijos dokumentaciją; vidaus tvarkas, taisykles ir sprendimus;
• užtikriname atitiktį teisės aktų reikalavimams;
• sukuriame teisinį pagrindą, kad elektroninis dokumentas būtų patikimas ir saugus.

Kviečiame registruotis individualiai konsultacijai, kurios metu:

• įvertinsime Jūsų situaciją,
• aptarsime galimas rizikas,
• pasiūlysime jūsų situaciją atitinkantį veiksmų planą.

Skaitmenizacija neišvengiama kiekvienai organizacijai. Klausimas tik vienas – ar Jūsų įmonė bus tam pasirengusi teisiškai?