Kuidas toimub asutusesiseste rikkumisteadete menetlemine?

1. september 2024 jõustus tööalasest Euroopa Liidu õiguse rikkumisest teavitaja kaitse seadus, millega nähakse ette tööalase tegevusega teatavaks saanud rikkumisest teavitamise ja teavitaja kaitsmise õiguslikud alused. Seadusega on ette nähtud võimalus teavitada rikkumisest asutusesiseselt või asutuseväliselt või üldsusele avalikustades. Asutusesisese teavitamise üheks võimalikuks viisiks on teavitamine läbi asutusesisese teavituskanali. Kuidas tuleb läbi asutusesisese teavituskanali edastatud rikkumisteateid menetleda? Asutusesisene teavituskanal on asutuse sees rikkumisteadete vastuvõtmiseks loodud kanal, mis võimaldab konfidentsiaalselt teavitada kirjalikult, suuliselt või mõlemal viisil. Asutusesisest teavituskanalit võib hallata mõni ettevõtte töötaja või ka asutuseväline kolmas isik. See tähendab, et rikkumistest teavitamise teenust võib sisse osta kolmandatelt isikutelt, näiteks võivad sellist teenust pakkuda advokaadibürood. Nii asutusesisese teavituskanali haldaja vastutab:

• rikkumisteadete vastuvõtmise eest;
• teavitajaga ühenduse hoidmise ja talle tagasiside andmise ning vajaduse korral täiendava teabe küsimise eest;
• järelmeetmete rakendamisest teavitamise eest.

Kinnitus rikkumisteate kättesaamise kohta tuleb saata rikkumisest teavitajale 7 päeva jooksul, kuid kinnitust ei pea saatma, kui teavitaja on kinnituse saatmise otsesõnu keelanud või on põhjust arvata, et see seaks ohtu teavitaja konfidentsiaalsuse. Kuivõrd rikkumisteatele vastamine eeldab hinnangut andmist sellele, kas see on keelatud või võib ohtu seada teavitaja konfidentsiaalsuse, siis rikkumisteate kättesaamise kinnitus ei saa olla automaatvastus. Kui teate vastuvõtmisel selgub, et puudub pädevus teate menetlemiseks, tuleb teade edastada pädevale asutusele viivitamata, kuid hiljemalt 5 tööpäeval pärast selle vastuvõtmist, teatades sellest samal ajal ka rikkumisest teavitajale, välja arvatud jällegi juhul, kui teavitaja on kinnituse saatmise otsesõnu keelanud või on põhjust arvata, et see seaks ohtu teavitaja konfidentsiaalsuse. Nii asutusesisele teavituskanalile, rikkumisteadetele ja rikkumisega seotud muule teabele peab olema juurdepääs üksnes selleks määratud isikul või üksusel ja rikkumisteadet säilitatakse kolm aastat rikkumisest teavitajale tagasiside andmisest arvates. Kui rikkumisest teavitamiseks kasutatakse salvestatavat telefoniliini või muud salvestatavat häälsõnumivahetuse süsteemi, tuleb suulise teabe säilitamiseks säilitada nt kas vestluse salvestis, mida säilitatakse püsival ja taasesitataval kujul, või vestluse täielik ja täpne ümberkirjutus. Seejuures tuleb rikkumisest teavitajale pakkuda teate täpsuse huvides telefonivestluse ümberkirjutuse kontrollimise ja parandamise võimalust. Rikkumise väljaselgitamiseks, kõrvaldamiseks ja ärahoidmiseks tuleb ettevõttel võtta asjakohaseid järelmeetmeid. Teavitus järelmeetmete rakendamise kohta peab sisaldama üldist ülevaadet, milliseid järelmeetmeid on kasutusele võetud. Järelmeetmed hõlmavad seejuures ka rikkumisteadete suunamist muudele kanalitele või menetlustesse, kuid järelmeetmeteks on ka näiteks sisejuurdluse alustamine ning muud teema uurimiseks võetud meetmed ning ka lõpetamismenetlus piisavate tõendite puudumisel või muudel alustel. Igal juhul tuleb rikkumisest teavitanud isikut uurimise käigust ja tulemusest teavitada, pidades silmas, et sellega ei ohustata rikkumise sisulist menetlust. Samuti tuleb rikkumisest teavitajale anda tagasisidet järelmeetmete rakendamise kohta esimesel võimalusel, kuid hiljemalt kolm kuud pärast rikkumisteate kättesaamist. Tagasisidet ei tule anda, kui teavitaja on tagasiside saatmise otsesõnu keelanud või on põhjust arvata, et see seaks ohtu teavitaja konfidentsiaalsuse. Tagasiside tuleb anda selle kohta, millise tulemuseni rikkumisteate alusel alustatud menetluses jõuti.